Transparenzbericht März 2021: Unsere Einnahmen und Ausgaben und eine Falz-Kuvertier-Maschine

Vorwahl 08051. Ein bayerischer Dialekt meldet sich am anderen Ende. Es ist Peter vom Chiemsee, mit dem ich gleich mein erstes Gespräch über Falz-Kuvertier-Maschinen (FKM) führen werde. Vor einem Jahr hätte ich vieles erwartet, aber sicherlich nicht, dass ich mich im März 2021 darüber informieren muss, welches Gerät zur halbautomatischen Brief-Abfertigung das beste ist und welche Umschläge wir für den Gebrauch einer solchen FKM benötigen. Die Arbeit bei netzpolitik.org hält immer wieder Überraschungen bereit.

Ich will von Peter vom Chiemsee wissen, welche FKM er mir für unseren Anwendungsfall empfiehlt. Eines ist schließlich klar: In diesem Jahr sind es einfach zu viele Spendenbescheinigungen, um sie per Hand einzutüten. Insgesamt sind es über 2.000 – mehr als dreimal so viele wie 2020, bei gleichzeitig dünner Besetzung wegen Infektionsschutz und Homeoffice. Ole und ich schauten uns tief in die Augen, als wir die Zahl erfuhren. Irgendwann stand fest: Wir machen das auf keinen Fall per Hand.

Peter lebt für seine Maschinen

Also muss eine Falz-Kuvertier-Maschine her. Einmal jährlich wollen wir sie nutzen. Peter schreitet ein. Wir müssten die FKM mehrfach im Jahr in Gebrauch nehmen. Eine solche Maschine will bewegt werden. Sie ist wie ein Auto. Andauernder Stillstand bedeutet unter Umständen Stillstand für immer. Wenigstens alle zwei Wochen mal ein Paar Briefe. Peter spricht mit einer solchen Hingabe von den Maschinen, dass ich drauf und dran bin, meine Sachen zu packen und nach Bayern auszuwandern.

Ich bleibe dann doch im Osten, aber Peters FKM kommt zu uns. Es gibt eine Maschine für unseren Anwendungsfall und sie ist bezahlbar. Die SI 1000 ist unser Gerät. Nächste Herausforderung: Kann sie auch unsere Sticker-Karte inklusive Spendenbescheinigung in die Umschläge packen? Das Material ist relativ dick. Ich tippe 08051. Peter gibt Entwarnung. Papier bis 180 g/m² ist genau die Grenze für die SI 1000.

Also schlagen wir zu. Peter schickt uns eine gebrauchte, generalüberholte Maschine nach Berlin. Sie kann falzen, kuvertieren, mehrere Dokumente in einen Umschlag packen und sie hat die Doppelblatt-Funktion, die verhindert, dass zwei Spendenbescheinigungen in einem Umschlag landen. Das versehentliche Versenden einer Spendenbescheinigung an die falsche Person ist immer das Horrorszenario bei der händischen Ausführung. Die SI 1000 kann uns davor bewahren. 

Testlauf ist nicht!

Jetzt nur noch einmal zittern. Bei einem neuen Verfahren gibt es immer etwas, an das man vorher nicht denkt. Theoretisch haben wir alles durchdacht und abgeklärt.

Dienstagmorgen, der Spediteur ist da. Wir packen die Maschine aus, bauen sie zusammen und füllen Wasser ein, denn sie verschließt die Umschläge selbstständig. Erster Probelauf. Natürlich mit den falschen Umschlägen – für eine solche Maschine braucht es spezielle Umschläge, nassklebende DIN Lang+. Einige Tage später sind alle passenden Utensilien da. Und es funktioniert! Fast. Die Maschine muss sich erst warmlaufen und so dauert es eine Weile, bis die dicken Sticker-Karten nicht mehr kurz vor dem Auswurf steckenbleiben.

Anderthalb Tage später sind wir fertig. Maschine einrichten, ein Gefühl dafür bekommen, wie viele Umschläge am besten auf einmal in das Fach gelegt werden können, Pausen, Essen und Corona-Schnelltests, das Öffnen der Klappe, wenn was steckenbleibt, Aussortieren der fehlerhaften Anschriften. Am Ende stehen zwei riesige Pakete mit Umschlägen im Büro.

Geht das nicht mit weniger Aufwand?

Die eine oder andere mag sich nun fragen, warum wir die Spendenbescheinigungen nicht standardmäßig per E-Mail versenden oder uns für diese jährliche Aufgabe Hilfskräfte organisieren. Die Antwort auf beides lautet: Wertschätzung. Zum einen ist dies einer der wenigen Momente, in denen wir mit den Menschen in Kontakt treten können, die uns mit ihren Spenden finanzieren. Wir schicken deshalb immer eine Kleinigkeit mit, die nur für diese Menschen kreiert wurde. Es ist ein schönes Gefühl, mal all ihre Namen zu lesen.

Wertschätzung ist auch die Antwort auf die zweite Frage. Viele Spendenbescheinigungen versenden zu können, ist toll, denn es bedeutet, dass viele Menschen uns unterstützen. Deren Daten sind uns heilig. Deswegen möchten wir diesen Prozess nicht an Unbekannte auslagern. Uns ist darüber hinaus auch ein bisschen unwohl bei der Vorstellung, den überwiegenden Anteil unverschlüsselt durch das Internet zu schicken. Die meisten Menschen, die eine Spendenbescheinigung anfordern, verwenden schließlich keine Mail-Verschlüsselung.

Auf der anderen Seite wünschen sich sicherlich auch einige von euch, die Spendenbescheinigung per E-Mail zu erhalten – ob verschlüsselt oder nicht. Das ist uns auch klar und wir gehen das dieses Jahr an. Künftig wollen wir euch zur Wahl stellen, ob die Spendenbescheinigung per Post oder per Kabel zugestellt wird. Es ist allerdings kein ganz banales IT-Projekt und braucht seine Zeit. Bis dahin hoffen wir, dass ihr ein bisschen Freude mit den Stickern habt!

Die harten Zahlen

Schauen wir nun auf die Zahlen. Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ist mit 15.572 Euro im März 2021 noch verhältnismäßig groß, aber die Entwicklung der Spenden ist sehr gut. Letztendlich kamen in diesem Monat 54.041 Euro Spenden zusammen. Zusätzliche 1.069 Euro ergaben sich aus dem Verkauf von Merch, der Stillen SMS sowie der Verwertung unserer Artikel in Pressespiegeln deutscher Behörden. Im März konnte somit die Februarstagnation überwunden werden. Im Februar 2021 gab es fast keine Steigerung der Spenden zum Vorjahresfebruar. Das änderte sich im März mit einer 28%-igen Steigerung zum Vorjahresmärz. Solche Zahlen lösen große Freude bei uns aus, denn sie bringen uns näher an unser mittelfristiges Ziel, das Team so aufzubauen, dass sich alle auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und nicht gleichzeitig halber Admin, halbe Eventmanagerin, halber Junge für alles und teilweise jederzeit erreichbar sein müssen.

Ein Großteil der Ausgaben in Höhe von insgesamt 70.682 Euro setzt sich aus dem Gehalt für die Belegschaft zusammen. Insgesamt 55.229 Euro erhielt das Team aus 15 Angestellten und zwei Praktikantinnen. Für unsere Büroräume in Berlin und Brüssel gaben wir 4564 Euro aus. Momentan wird das Berliner Büro vor allem von Ole und mir aufgesucht, weil wir nach wie vor zumindest ab und zu daran gebunden sind, vor Ort zu sein. Wenn wir uns begegnen, machen wir einen Schnelltest und verziehen uns in unsere weit voneinander entfernten Büros.

Etwas auffälliger im März sind die anderen Posten. Hinter dem Posten „Büro“ verbergen sich verschiedenen Ausgaben. Die Anschaffung der FKM gehört dazu. Sie war mit 2.142 Euro inkl. Versand nicht gerade kostengünstig, aber ersparte uns sehr viel Zeit und Geld. Allein die Ersparnis beim Porto (80 Cent statt 1,55 Euro) amortisiert die Maschine bei über 2000 Spendenquittungen schon wieder fast komplett. Denn per Hand mussten wir bisher die großen Umschläge verwenden, da ein händisches Falzen zu aufwändig ist. Statt einer Woche haben Ole und ich zudem nur knapp zwei Tage gebraucht. Der Kauf hat sich also auf jeden Fall gelohnt. Der Rest dieses Postens setzt sich zusammen aus 2500 Briefumschlägen, einem neuen Drucker, einem Medien-Abo sowie Schnelltests für unser Büro.

Bleiben als außergewöhnliche Ausgaben noch die Fremdleistungen und die Sticker-Karten. In jedem Monat zahlen wir ca. 800 Euro an ein externes Buchhalterbüro für die Finanz- und Lohnbuchhaltung. Dort arbeiten Expertinnen, die immer auf dem neuesten Kenntnisstand sind und uns jederzeit in allen Fragen beraten können. In Zukunft häufiger Bestandteil der Ausgaben wird die Bezahlung von freier Mitarbeit in der Redaktion sein. Wie schon im Transparenzbericht vom Februar berichtet, arbeitet die Redaktion nun stärker mit Freien zusammen. Das funktioniert wunderbar und die neuen Impulse zeigen schon Wirkung. Unsere Podcasts haben einen großen Sprung nach vorne gemacht und die Themenbreite bei Artikeln wurde auch erhöht. Insgesamt gingen 2.188 Euro an Freie. Wir freuen uns, dass wir auch für freie Journalistinnen faire Bedingungen schaffen können und die Zusammenarbeit für beide Seiten sehr angenehm ist.

Und zum Schluss eine der schönsten Ausgaben: Unsere neuen Sticker-Karten für unsere Spenderinnen. Wir überlegen uns jedes Jahr, was wir euch Schönes schicken können, wenn wir die Spendenbescheinigung vorbereiten und in diesem Jahr gestaltete Ole mit großer Hingabe die Sticker-Karten. Zudem experimentieren wir gerade mit neuen Merch-Ideen und haben uns einige Proben zusenden lassen. Aber dazu in einem anderen Transparenzbericht mehr.

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Unseren Transparenzbericht aus dem Februar findet ihr hier.